Antes de que el advenimiento de la tecnología moderna hiciera tan fácil la comunicación, el arte de escribir una carta se consideraba un requisito importante. Incluso hoy en día, una carta es un medio de comunicación importante tanto en el espacio de trabajo como en nuestra vida personal. Hoy, aparte de enseñarles qué es una carta, les explicaremos las partes que la componen y los tipos existentes.
Definición de Carta
Una carta es un mensaje escrito a mano o impreso, en el más simple de los significados. Es una conversación escrita entre dos partes y generalmente se envía por correo o postal. La mayor parte de nuestra comunicación formal ahora, con entidades comerciales, el gobierno y agencias relacionadas ocurre a través de cartas. Aunque enfrentó un declive a nivel personal, es muy importante que sepamos cuándo y cómo escribir cada tipo de carta con fines comerciales o al menos por el bien de la comunicación formal.
Partes de una Carta
1. Encabezado
Su información de contacto, colocada en la parte superior de una carta comercial, permite que el lector pueda identificarlo y proporciona una forma de comunicarse con usted a cambio. Si usa papel con membrete preimpreso, tiene un encabezado listo para su carta. De lo contrario, inserte una serie de datos como su dirección, ciudad, estado y código postal. No es necesario que incluya su nombre en el encabezado, ya que firmará la carta.
2. Fecha
Indique la fecha en que escribe – o envía – la carta. Escriba el día, el mes y el año de esta manera: 4 de julio de 1776.
3. Información del destinatario
También llamado «dirección interna», este elemento incluye el nombre de la persona a la que le está escribiendo, su cargo, la empresa y su dirección postal completa. Haga un esfuerzo casi sobrehumano para dirigir la carta a un individuo específico dentro de una empresa, incluso si debe investigar para identificar al destinatario apropiado.
- Nombre, puesto de trabajo
- Compañía
- Dirección
- Ciudad (*): Estado (*): Código postal
Inserte una linea de espacio después de la información del destinatario, antes del saludo.
4. Saludo
El saludo consta de dos partes: una palabra de bienvenida como «Estimado» y luego el nombre de la persona. Evite el uso de un genérico, «A quien corresponda» o «Estimados señores», sino que, en cambio, salude a la persona o grupo específico que enumeró en la información de la dirección. Esta atención al detalle le dice mucho al lector.
El saludo puede ser formal (usando el título del lector, como Dr., Sr. o Sra., Seguido de su apellido) o informal (usando el nombre de la persona), con el tono que coincide con el nivel de formalidad de la carta. Inserte una coma o dos puntos y un espacio de línea después del saludo y luego proceda al cuerpo de la letra.
5. Cuerpo de la carta
El cuerpo de la carta, la sección principal, comunica su negocio. Consta de tres partes.
- Utilice el primer párrafo como introducción para explicar por qué está escribiendo.
- Utilice los siguientes párrafos para exponer sus puntos, proporcionando más información y detalles específicos en orden lógico.
- Utilice el párrafo o la sección final para especificar qué paso desea que dé su lector después de leer su carta. Cierre esta sección final con palabras de agradecimiento.
En cuanto a la mecánica, escriba un espacio en el cuerpo de la letra. Justifica el contenido a la izquierda. Inserte un espacio de línea entre cada párrafo y antes del cierre.
6. Despedida
El cierre es una de las partes de una carta que, como el cuerpo de la carta, tiene diferentes elementos.
- Cierre de cortesía. Esta breve frase termina su carta pero continúa comunicando su tono. Elija un cierre de carta que se adapte a su relación con el lector, comunicando siempre cortesía y respeto. Siga su frase de cierre con una coma.
- Firma manuscrita. Inserte espacios de 2 a 4 líneas para una firma manuscrita. Si su carta se enviará electrónicamente, puede insertar una firma de correo electrónico.
- Firma mecanografiada. Escriba su firma (y su título, si corresponde).
7. Postdata
Entre las partes de una carta, este elemento es el más variado (ambién es opcional). Puede optar por utilizar una posdata en su carta o no, según el nivel de formalidad y su contenido. Cuando la posdata es un mensaje corto que se inserta después del cierre de la carta, se abrevia como «P.D.» Proporciona un recordatorio o una información adicional para el lector.
Las cartas formales rara vez incluyen una posdata. Las cartas de venta y las cartas de apelación, por otro lado, son menos formales y casi siempre usan una posdata, que se considera uno de los elementos más leídos en el correo directo. Las cartas de presentación usan la sección de posdata para indicar la inclusión de documentos adicionales (como un currículum vitae, formulario de solicitud completado, referencias u otros documentos) con la abreviatura, «Adj.», Que indica «Anexos».
Coloque su posdata al ras a la izquierda.
Tipos de Carta
- Carta formal: La carta que se escribe de acuerdo con las reglas y regulaciones formales de una organización se llama carta formal. Este tipo de carta siempre mantiene estrictamente las formalidades del oficio. Las cartas institucionales y comerciales entran en esta categoría.
- Carta informal o personal: La carta que no sigue ninguna regla formal y contiene información personal se conoce como carta informal o personal. Este tipo de carta se escribe a familiares y amigos para intercambiar noticias o sentimientos o para buscar favores. La base para escribir una carta personal es la relación personal.
- Carta comercial: La carta que contiene información comercial y está escrita entre personas de negocios se llama carta comercial o carta comercial. Estas son formales, estructuradas y no personales. La carta comercial contiene información relacionada con consultas comerciales, circulares, pedidos, quejas, reclamaciones, ajustes, pedidos, quejas, reclamaciones, ajustes, cobros, etc.
- Carta oficial: cuando se escribe una carta que contiene la información oficial como reglas, regulaciones, hechos y cifras, actividades, sistema, procedimiento, etc., se llama carta oficial. En otras palabras, cuando una carta se escribe siguiendo el decoro oficial, se la conoce como carta oficial. Los funcionarios utilizan este tipo de carta para enviar mensajes oficiales a otras sucursales y oficinas. Sigue estrictamente las reglas prescritas, los reglamentos, la estructura y el estilo de la oficina.
- Carta social: La carta que se escribe en cualquier ocasión o propósito social se llama carta social. Las cartas de invitación para diferentes programas, la carta de agradecimiento, la carta de condolencia, la carta de felicitación, etc. entran en la categoría de carta social. En realidad, es un tipo de carta personal.
- Carta de informe: Carta que se elabora en forma de informe o investigación y se envía a la persona que la ha asignado, se denomina carta de informe. En el sentido real, es un breve informe en forma de carta. La carta enviada al gerente de ventas por el vendedor sobre el volumen de ventas diario en un ejemplo de carta de informe.
- Carta de notificación: La carta de notificación es una carta que se envía a una persona notificándole o informándole sobre cualquier tema especial.
- Carta circular: Una carta que hace circular o anuncia la misma información o mensaje a un gran número de personas a la vez se llama carta circular o circular. El anuncio de un nuevo producto, cambio de dirección comercial, jubilación o admisión de socio, etc. requiere la circulación de un mensaje determinado. A tal efecto se redacta una circular.
- Carta de pedido: Cuando la cotización del vendedor satisface las consultas del posible comprador, realiza el pedido a través de una carta de pedido. Entonces, después de otorgar la cotización, la carta que el comprador escribe al proveedor o vendedor, solicitándole que entregue la cantidad prescrita de bienes, se llama carta de pedido.
- Carta de queja: Por muy eficiente que sea una organización en la gestión de un negocio, no todo sale siempre de acuerdo con el plan. Habrá algunos errores y algunos accidentes. Las cartas escritas para informar de estos errores a quienes deben asumir la responsabilidad por ellos se denominan cartas de reclamo o queja.
- Carta de empleo: Las cartas escritas en caso de empleo se consideran carta de empleo. La carta de solicitud de empleo, la carta de nombramiento, la carta de incorporación, la carta de promoción, etc. son ejemplos de cartas de empleo.
Ejemplos de Cartas
Carta de aceptación
Una carta de aceptación sirve para afirmar una invitación, oferta de trabajo, beca, contrato, obsequio, etc. Incluye:
- Carta de aceptación de trabajo
- Carta de aceptación de la beca
- Carta de aceptación de prácticas
- Carta de aceptación de la universidad
- Carta de aceptación de entrevista
Carta de reconocimiento
Siempre que reciba documentos comerciales, la carta que envíe inmediatamente después del recibo se denomina carta de acuse de recibo. Incluye:
- Carta de Reconocimiento de pago
- Carta de Reconocimiento de ventas
- Carta de Reconocimiento de Documentos
- Carta de Reconocimiento de pedido
- Carta de Reconocimiento de cambio de fecha
Carta de acuerdo
Una carta que expresa un acuerdo sobre un tema en particular que se ha discutido y debatido previamente se denomina carta de acuerdo. Incluye:
- Carta de acuerdo de compañero de cuarto
- Carta de acuerdo de disolución matrimonial
- Carta de acuerdo de asociación
- Carta de acuerdo operativo
- Carta de acuerdo de servicio
Carta de anuncio
Una carta de anuncio es una carta escrita para que otros sepan de antemano sobre un determinado evento o suceso que les preocupa. Incluye:
- Carta de anuncio del distribuidor
- Carta de anuncio de oferta
- Carta de anuncio de gira
- Carta de anuncio de ventas
- Carta de anuncio de jubilación
Carta de disculpas
Una carta de disculpa es una carta por no poder hacer algo o por haber hecho algo mal. Poseerla por completo y mostrar autenticidad en la aceptación de la culpa y sugerir soluciones si es posible. Incluye:
- Carta de disculpa por una cita perdida
- Carta de disculpa por entrevista perdida
- Carta de disculpa por quejas del cliente
- Carta de disculpa del cliente comercial
Carta de apelación
Una carta de apelación es una carta que escribe cuando le ha sucedido algo injusto, discriminatorio o severo y desea que se reconsidere la decisión y luego se anule. Incluye:
- Carta de apelación de seguro médico
- Carta de apelación financiera
- Carta de apelación de impuestos sobre la propiedad
- Carta de apelación disciplinaria
- Carta de apelación de desempleo
Carta de solicitud
La carta que escribe cuando solicita algo o pide permiso para algo. Incluye:
- Cartas de solicitud de empleo
- Carta de solicitud de beca
- Cartas de solicitud de ausencia anticipada
Carta de nombramiento
Es un documento escrito por el empleador solicitando a los candidatos seleccionados que se unan a un puesto específico en su empresa. Incluye:
- Carta de nombramiento de trabajo permanente
- Carta de nombramiento temporal
- Carta de nombramiento a tiempo parcial
- Carta de nombramiento contractual
- Carta de nombramiento de ventas
Carta de agradecimiento
Una carta de agradecimiento es una carta escrita por una parte a otra para agradecer a esta última a nivel personal. Incluye:
- Carta de agradecimiento a un amigo
- Carta de agradecimiento a un vecino
- Carta de agradecimiento a un jefe
- Carta de agradecimiento a un empleado
- Carta de agradecimiento a un colega
Carta de autorización
Una carta en la que una de las partes otorga a otra la autoridad temporal para actuar o realizar una tarea específica se denomina carta de autorización. Incluye:
- Carta de autorización de viaje
- Carta de autorización médica
- Carta de autorización de venta corta
- Carta de autorización de reclamo
- Carta de autorización de recogida de documentos
Carta de cumpleaños
La carta escrita para desearle a alguien su cumpleaños se llama carta de cumpleaños. Incluye:
- Carta de cumpleaños a un familiar
- Carta de cumpleaños para el cónyuge
- Carta de cumpleaños a un amigo
- Carta de cumpleaños al jefe / empleador
- Carta de cumpleaños a tu maestra
Carta de cancelación
Una carta de cancelación es un documento escrito emitido por una de las partes en un acuerdo para comunicar la decisión de cancelar la totalidad o parte del acuerdo. Incluye:
- Carta de cancelación de reserva
- Carta de cancelación de pedido
- Carta de cancelación de suscripción
- Carta de cancelación de evento
- Carta de cancelación de contrato
Carta de certificación
Se escribe una carta de certificación para, valga la redundancia, certificar formalmente la información disponible. Incluye:
- Carta de certificación de salario
- Carta de certificado médico del médico
- Carta de certificado de pasantía
- Carta de certificado de experiencia laboral
- Carta de certificado de formación
Carta de caridad
Una carta que solicita ayuda pidiendo dinero se llama carta de caridad. Incluye:
- Carta de caridad para pacientes con enfermedades mentales
- Carta de caridad para las personas sin hogar
- Carta de caridad para las víctimas de una calamidad
- Carta de caridad para niños de la calle
- Carta de caridad para tratamiento médico
Carta de reclamo
La carta de reclamación es una carta escrita por un cliente a una empresa que identifica un problema o más con su producto o servicio. Incluye:
- Carta de reclamo por bienes dañados
- Carta de reclamación de seguro
- Carta de reclamación de garantía
- Carta de reclamación de objeción
Carta de cobro
Una carta que informa a los clientes de sus pagos adeudados se denomina carta de cobro o reclamación. Incluye:
- Carta de cobro inicial de pago vencido
- Carta de cobro de facturas vencidas
- Carta de cobro de pago a la vista
- Carta de cobro final e iniciación para emprender acciones legales
Carta de queja
Una carta que se escribe a la autoridad solicitando ajustes se llama carta de queja. Incluye:
- Carta de queja por entrega tardía / mal manejada
- Carta de denuncia policial
- Carta de reclamación por defecto del artículo
- Carta de queja del contratista
- Carta de reclamación de precios
Carta de condolencia
La carta que se escribe para mostrar simpatía o sentir lástima por alguien que ha sufrido una pérdida se llama carta de condolencia. Incluye:
- Carta de condolencia fúnebre a un conocido
- Carta de condolencia a un compañero de trabajo
- Carta de pésame al profesor
- Carta oficial de condolencia
Carta de confirmación
Una carta que resume el acuerdo verbal entre dos partes se llama carta de confirmación. Incluye:
- Carta de confirmación de empleo
- Carta de confirmación de acuerdo oral
- Carta de confirmación de pago
- Carta de confirmación de entrega
- Carta de confirmación de préstamo